Valmiina pikkujoulukauteen?

Red Eventsin toimitusjohtaja Lotta Hurskainen on nähnyt ja järjestänyt työurallaan pikkujouluja jo kolmella vuosikymmenellä. Hurskaisen luotsaama Red Events on tapahtumiin ja henkilöstövuokraukseen erikoistunut yritys, joka tuottaa myös ravintolapalveluita Helsingin Jäähallissa.

Kun muu Suomi on kesällä hiljentynyt ja vetäytynyt lomanviettoon, Hurskainen klousaa tärkeitä kauppoja pikkujoulusesonkia ja vuoden viimeistä kvartaalia ajatellen.

”Q4 on myynniltään aina vuoden kovin, se on tosi tärkeä liiketoiminnalle. Ilman pikkujouluja olisimme vähän ikävissämme. Se on aina mukava loppurutistus vuoden loppuun, minkä jälkeen voi heittäytyä sohvalle. Sitä odottaa aina innolla, kun pikkujoulukausi alkaa”, Hurskainen kertoo.

Tulevaan kauteen valmistautuminen alkaa Red Eventsillä jo vuoden alussa tammikuussa. Silloin kanta-asiakkaille varataan ensimmäiset juhlatilat. Myös tähtiesiintyjien varauksessa pitää olla ajoissa liikkeellä.

Juhlapaikasta taksikyyteihin

Red Eventsin aikainen startti pikkujoulukauteen johtuu siitä, että yrityksen keskivertoasiakkaat ovat yli 50 henkilön, yleensä 100–200 henkilön yrityksiä. Ne vaativat isot tilat.

”Tapahtumien järjestäminen ei ole henkilömäärästä kiinni. Suurimmat pikkujoulut ovat olleet tuhannelle henkilölle. Ymmärrän oikein hyvin, että kymmenen henkilön tiimi ei välttämättä tarvitse juhlien järjestämiseen tapahtumatoimistoa”, Hurskainen kertoo.

Pikkujoulut nosteessa

Tuleva pikkujoulukausi vaikuttaa hyvältä. Hurskainen näkee, että henkilöstöjuhlilla on iso merkitys, ja yritykset haluavat panostaa niihin.

”Kun tehdään paljon etätyötä, on tärkeää, että tullaan yhteen ja tavataan työkavereita.”

Red Eventsillä yritysten taloudellinen tilanne on nyt näkynyt esimerkiksi niin, että juhlista ei luovuta, mutta tähtiesiintyjä saattaa vaihtua bilebändiin tai avoin baari drinkkilippuihin.

Asiakas arvostaa sitä, että kulut ovat tiedossa etukäteen ja budjetti pitää.

Yrityksille on myös tärkeää taloussuhdanteista riippumatta, että sovitut budjetit pitävät.

”Henkilöstöjuhlilla on yleensä tarkat budjetit, asiakastilaisuuksissa voi olla joustoa.”

Hyvin laadittu budjetti huomioi kattavasti asiakkaan tarpeet. Asiakas arvostaa, että kulut ovat tiedossa etukäteen ja budjetti pitää myös tapahtuman jälkeen.

”Emme tee tapahtumissa varsinaisesti lisämyyntiä. Toki joskus asiakas haluaa tilaan lisää somisteita tai lisää tekniikkaa. Kerran myimme lokakuussa järjestettyihin juhliin lisää lämmittimiä, kun kylmä ilma yllätti.”

Oma tila, oma porukka

Monella työpaikalla pikkujoulut koetaan tärkeäksi tapahtumaksi työhyvinvoinnin ja yhteishengen kannalta. Visuaaliseen viestintään erikoistunut 50 työntekijän mainos- ja markkinointitoimisto Keksi Agency ei jättänyt pikkujouluja väliin korona-aikanakaan, kun rajoitukset vähän hellittivät.

Etätyöaikana yritykset näkevät pikkujoulujen merkityksen tärkeänä.

Keksin verkostoon kuuluu lähes 50 työntekijää. Vakituisesti toimistolla on viisi henkilöä, muu porukka työskentelee eri puolilla Suomea. Pikkujoulut on mitä parhain syy koota koko porukka yhteen.

Juhlista ei luovuta, mutta tähtiesiintyjä saattaa vaihtua bilebändiin tai avoin baari drinkkilippuihin.

”Työskentelemme hajallaan. Siksi on tärkeää, että järjestämme aina pikkujoulut ja kesäpäivät, tosin ne on yleensä syyskuun puolivälissä”, toimitusjohtaja Jenni-Justiina Niemi kertoo.

Teemasta ohjelmaa

Keksin pikkujouluissa on aina joku teema. Pikkujouluja on vietetty muun muassa Capri-teemalla ja Villin lännen tyyliin. Ohjelma ei ole kuitenkaan pääasia.

”Meille tärkeintä on viettää vapaamuotoista iltaa ja olla omalla porukalla yhdessä.”

Sopiva catering pikkujouluihin löytyy muutaman tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen.

”Yleensä soitellaan ja kysellään tutuilta suosituksia.”

Cateringin valintaan vaikuttaa muun muassa se, miten hyvin toimija sopii yrityksen valitsemaan teemaan.

”Kaikkien tarjoilut eivät esimerkiksi taivu villi länsi -teemaan. Aika moni jättää myös vastaamatta tarjouspyyntöön.”

Välillä ruokateema on ollut myös ohjelmallinen. Keksi Agencyn toimistolla on tehty niin tacoja kuin sushiakin.

Tämän vuoden teema hautuu vielä, mutta pikkujouluihin on vielä aikaa.

Vinkit onnistuneeseen pikkujoulukauteen ravintoloille

• Markkinoi ravintolan juhlapalveluja ajoissa. Isoimmat tilat varataan jo tammikuussa, mutta syksyllä tehdään pienempien porukoiden varaukset.

• Buukkaa artistit ajoissa. Nimiartistit varataan ennen kesää, mutta bilebändi tai dj on helpompi saada vielä syksylläkin.

• Laadi selkeä tarjous. Pura osa-alueet niin, että henkilö, joka ei tee tapahtumia, ymmärtää mitä ostaa ja mistä maksaa.

• Hyödynnä tapahtumapalveluita. Ravintolan ei tarvitse olla ohjelmatoimisto, mutta se voi lisätä tilaisuuksien houkuttelevuutta mahdollisuudella varata ohjelmanuroita suoraan ravintolan kautta.

• Markkinoi teemajuhlavaihtoehtoja. Hyvä teema on varmamieleenjäävä, mutta ei painosta ihmisiä pukeutumaan.

• Pidä tarjoilu yksinkertaisena. Lisää juomamyyntiä esimerkiksi teemadrinkeillä, jotka on helppo toteuttaa myös kiireessä.

Pikkujouluissa trendaavat

• Alkoholittomat juomat. Alkoholittomuus on jo niin iso trendi, että juomansa alkoholittomina haluaville pitää olla relevantti vaihtoehto alku- ja ruokajuomaksi. Se ei ole vesi.

• Aktiviteettipisteet. Ruoka ja juoma on hyvä perusta, mutta ne eivät enää yksin riitä. Iso osa henkilöstöstä haluaa osallistua ohjelmaan. Huomioi myös ne, jotka haluavat jättää ohjelman välistä. Karaoke on hitti edelleen.

• Aikaisin kotiin. Avoimista baareista on siirrytty drinkkilippuihin. Ja jos ennen juhlittiin klo 02 asti, nyt juhlat päättyvät klo 24.

• Tammikuu. Pikkujoulut on toimiva konsepti, mutta osa yrityksistä ei halua juhlia pikkujoulujen nimellä eikä vuoden kiireisimpään aikaan. Tammikuussa juhlapaikoissa on myös valinnanvaraa.

• Henkilöstö esille. Kannusta asiakasyrityksen omaa henkilöstöä esiintymään. Juhlien host voi löytyä asiakasyrityksen sisältä, samoin housebändi. Niiden tuoma kustannussäästö voi mahdollistaa isomman ruoka- ja juomabudjetin.