Vähemmän paperia, kiitos!

Muutos on tervetullut

Vuosi sitten lanseerattuun Toimitukset-palveluun tuotiin uusi ominaisuus, digitaalinen lähetyslista. Syksystä 2024 lähtien asiakkailla on ollut mahdollista luopua paperisista lähetyslistoista Toimitukset-palvelun kautta, ja sen ovat tehneet jo useat sadat asiakkaat.

Arkistointityö vähenee, lähetyslistojen käsittely nopeutuu.

Paperisia lähetyslistoja tulostetaan vuositasolla vielä useita miljoonia. Kespron asiakkaiden toimituskokemuksen kehittämisestä vastaava Timo Rautiainen kertoo, että paperisista lähetyslistoista on tarkoitus luopua vähitellen.

”Suurin osa paperisista luetteloista päätyy paperinkeräykseen tai mappiin. Vuodenvaihteesta lähtien Kesprolla on ollut asiakkaille maksuton digitaalinen arkisto Toimitukset-palvelussa, josta lähetyslistat on mahdollista ladata omalle koneelle ja tulostaa tarvittaessa.”

Toimitukset-palvelussa tiedot ovat nähtävillä vaikka kännykällä, eikä paperia tarvita.

Lähetyslistojen lataaminen omalle koneelle ei enää ole välttämätöntä, sillä Kespro arkistoi listat asiakkaan puolesta niin kauan kuin laki vaatii.

Tuotteiden suodattaminen ja muokkaaminen haluttuun muotoon toimii kätevästi digitaalisella lähetyslistalla. Jos tuotteet haluaa järjestää esimerkiksi aakkosjärjestykseen tai tuoteryhmäkohtaisesti, se on mahdollista toteuttaa. Kaiken kaikkiaan lähetyslistojen tarkistus ja käsittely nopeutuvat. Yllättävät asiatkin ovat helpommin ennakoitavissa. Arvonlisäveron erittelyt päivittyvät suodatuksen mukaan.

”Toinen etu on kuorman tarkistus, jonka voi tehdä kuorman purkamisen yhteydessä ja useampi henkilö yhtä aikaa. Joku voi tarkistaa pakasteet, toinen tuoretuotteet, kolmas teolliset tuotteet. Mahdollisen reklamaationkin pääsee heti tekemään”, Rautiainen kertoo.

Palvelu nopeuttaa ja helpottaa

Cafe Kuusijärvi Vantaalla houkuttelee ulkoilijoita ja saunojia nauttimaan lounasta tai kahvila-ravintolan antimia. Talviaikanakin riittää vilskettä: ulkoilureitit, hiihtoladut ja iso avanto kiinnostavat pääkaupunkiseutulaisia.

Kespro on ollut Cafe Kuusijärven ja muiden Minttiravintoloiden päätukkuri parisen vuotta. Kahvila on ollut mukana pilotissa kokeilemassa Kespron uutta Toimitukset-palvelua ja digitaalista lähetyslistaa.

”Toimituskortin aikaikkunasta saa helposti tietää, milloin kuorma on tulossa. Tilausosiosta näkee kerralla kaikki tilaukset, eikä tarvitse katsoa jokaista erikseen. Kuormakirjojen tarkistaminen hoituu kätevästi. Se kaikki nopeuttaa toimintaa”, toteaa Cafe Kuusijärven ravintolapäällikkö Rea Hakala.

Cafe Kuusijärvellä ei ole vielä siirrytty digitaalisiin lähetyslistoihin, sillä kaikilla työntekijöillä ei ole tarpeellisia tunnuksia. Vain esihenkilöt olivat pilotissa mukana, ja he myös purkavat kuormia.

”Muutosta ei ole ollut ylivoimaista oppia. Isoin hyöty on nimenomaan se, että kuorman tuloajan ja tilauskoonnin näkee helposti. Kätevää on sekin, että kuormaa purkaessa voi tarkistaa, onko mukana viallisia tuotteita, ja heti voi reklamoida.”

Hakala uskoo, että digitaalinen lähetyslista tulee jatkossa käyttöön myös Cafe Kuusijärvellä.

Metsäkatoasetus velvoittaa

Paperia vähentävän uudistuksen yksi keskeinen tavoite on läpinäkyvyys kaikissa tilausvaiheissa. Lisäksi EU:n tuleva metsäkatoasetus velvoittaa säilyttämään erätasoisia tietoja. Asetusta aletaan soveltaa vuoden 2025 lopussa. Toimitukset-palvelun paperiton dokumentaatio arkistoituu digitaalisesti kuudeksi vuodeksi viranomaisraportointia varten.

Digitaalisesta lähetyslistasta löytyvät erätiedot ja vahvistus asetuksen alaisista tuotteista. Näin voidaan varmistaa, etteivät ne ole aiheuttaneet metsäkatoa. Todennäköisimmin metsäkatoa aiheuttaviin tuotantoketjuihin kuuluvat hyödykkeet tunnistetaan tullikoodien perusteella. Esimerkiksi paperi ja paperiset hyödykkeet ovat metsäkatoasetuksen alaisia.

Timo Rautiainen Kespron Palveluista kehittää asiakkaiden toimituskokemusta.

”Paperittomuus on yksi esimerkki pienestä teosta, joka sujuvoittaa arkea, ja samalla käytetään vähemmän paperia. Vastuullisena toimijana haluamme kirittää ympäristö- ja luontoystävällisiin toimenpiteisiin”, Rautiainen korostaa.

Vaikka totutusta mallista voi olla vaikea luopua, Rautiaisen mukaan valtaosa asiakkaista on jo odottanut muutosta ja valmiita luopumaan paperisista lähetyslistoista.

Mahdollista viranomaistarkistustakin varten kaikki tarpeellinen löytyy jatkossa digitaalisena.