Tietosuojaseloste

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä Kespron asiakasrekisterissä.

Päivitetty viimeksi 25.8.2023

1. Rekisterinpitäjä

Kesko Oyj, Helsinki Y-tunnus 0109862-8 PL 1, 00016 KESKO

Tähän rekisteriin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä Kesproon sähköpostitse kespro.tietosuoja@kesko.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia tietojasi:

• Nimi ja yhteystiedot, kuten
  • Osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Asiakkaan tunnistetiedot
  • Asiakastyyppi (luotollinen / käteinen)
  • Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
• Kielivalinta
• Antamasi suostumus tai kielto vastaanottaa markkinointiviestintää sähköpostitse tai matkapuhelimeen
• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja, mm.
  • Asiakaspalautteet
  • Asiakaspalvelun puhelunauhoitteet
  • Tietoja markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteistä
• Luottotietojen tarkistus uuden asiakassuhteen avauksen yhteydessä
• Tieto mahdollisesta pakotetarkastuksesta
• Verkkopalvelun käyttäjätunnus
  • Palvelujen käytöstä havainnoidut analytiikan avulla johdetut tiedot
• Ostohistoria mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot
• Toimitustiedot ja maksutapa
• Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Tuotesuositus- ja muut kohdennettuun sisältöön liittyvät tiedot ja tunnisteet
• Verkkoselailutiedot tallennetaan Kesko-konsernin verkkoselailurekisteriin ja niitä käsitellään ko.rekisterin mukaisesti (https://tietosuoja.kesko.fi/category/verkkoselailu)

3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Kespron asiakasrekisterissä käsitellään yksityisasiakkaan, asiakasyrityksen yhteyshenkilön ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Käsittelemme henkilötietojasi ylläpitäessämme asiakassuhteita ja käsitellessämme tilauksia. Käytämme henkilötietojasi myös Kespron toiminnan ja palvelujen kehittämiseen ja asiakaskokemuksen parantamiseen, uusasiakashankintaan, Asiakastapahtumien järjestämiseen, kohdennettuun markkinointiin ja sen sisällön tuottamiseen, asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä, asiakaspalvelun kehittämiseen, tilausten arkistointiin sekä tutkimuksiin, tilastollisiin tarkoituksiin ja arpajaisiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää väärinkäytösten estämiseen ja luotonvalvontaan. Kespro-tunnuksen luonti ja hallinnointi tapahtuu asiakasyrityksen ja Kespron asiakaspalvelun toimesta Kespron digitaalisissa palveluissa. Kespro-tunnukseen liittyvien tietojen oikeellisuudesta vastaa asiakasyritys itse.

Käsittely on tarpeen sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi ja oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. Katsomme, että meillä on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu käsitellä tietojasi tuottaaksemme, tarjotaksemme ja kehittääksemme sinulle palveluitamme, sekä turvataksemme liiketoimintaamme. Toimintamme kehittämiseksi pyrimme myös tavoittamaan uusia palveluistamme kiinnostuneita henkilöitä.

Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös pakotetarkastusten tekemiseksi, jos asiakkaan tuntemista ja kauppapakotteiden noudattamista koskevat lakisääteiset velvoitteemme sitä edellyttävät.

Luovutamme mahdollisiin rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeviin toimenpidepyyntöihin liittyvät tiedot Kesko Oyj:n tietosuojaportaalirekisteriin, jossa tietoja käytetään toimenpidepyynnön käsittelyyn tietosuojaportaalirekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa lakisääteisen velvoitteemme vastata rekisteröityjen pyyntöihin ja toteuttaa oikeutetun etumme osoittaa, että olemme käsitelleet pyynnön tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

4. Säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään:

• Säilytämme asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja asiakassuhteen ajan ja kaksi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt.
• Mikäli et ole rekisteröitynyt asiakkaaksemme, säilytämme yksittäisen oston yhteydessä antamiasi tietoja kaksi vuotta tilauksestasi.
• Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytämme asiakassuhteen syntymiseen saakka tai kunnes yritys lopettaa toimintansa. Säilytämme tietoja kuitenkin enintään kaksi vuotta.
• Asiakaspalvelun sähköpostikeskusteluita säilytämme puolitoista vuotta siitä, kun asia on päätetty.
• Asiakas- ja myyntipalvelun saapuvien sekä soitettujen puhelunauhoitteita säilytämme 27 vuorokautta siitä, kun asia on päätetty.
• Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan.
• Tieto mahdollisen pakotetarkastuksen toteuttamisesta säilytetään enintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä tai yksittäisen liiketoimen suorittamisesta. Pakotetarkastuksen yhteydessä saatuja henkilötietoja ei tallenneta rekisteriin.

5. Oikeutesi peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen jokaisen sähköisen markkinointikirjeen alaosassa olevan ”Tilausten hallintakeskus”-linkin kautta tai olemalla sähköpostilla yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteeseen kespro.myynti@kesko.fi.

6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen

Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, Kesko ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen

Sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Tietojen siirtäminen

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Käsittelyn vastustaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

7. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Keskolla on tietosuojaportaali osoitteessa www.kesko.fi/tietosuoja. Portaalissa voit tehdä toimenpidepyynnön tunnistautumalla vahvasti pankkitunnuksillasi. Portaalin kautta saamaamme pyyntöön vastaamme ensisijaisesti portaalin kautta ellet nimenomaan pyydä muuta toimitustapaa.

Mikäli et halua tai voi käyttää portaalin palveluita, voit myös lähettää meille pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen. Merkitse kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Kesko rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. Kesko pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

• Tietotekniikkapalveluiden tuottajia
• Suomen Asiakastieto Oy ja vastaavat yritys- ja henkilötietopalveluita tarjoavat yritykset

Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin (EU) tai Europan talousalueen (ETA) ulkopuolelle mm. tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
• Muita asianmukaisia suojatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet löydät EU:n julkaisutoimiston sivuilta. Lisätietoja käsittelystä saat ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteysosoitteeseen.

Voimme luovuttaa asiakkaamme yhteyshenkilön yhteystiedot yhteistyökumppanillemme, kuten tavarantoimittajalle, Reinin Liha Oy:lle tai Kalatukku E. Eriksson Oy:lle, näiden kahden tahon yhteydenpitoa ja keskinäistä yhteistyötä varten. Ilmoitamme tällaisesta luovutuksesta yhteyshenkilölle erikseen ennen tietojen luovuttamista. Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

9. Valitusosoitus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

10. Välttämättömät tiedot Kespron palveluiden kannalta

Jotta voisimme tarjota sinulle palveluitamme, on meidän käsiteltävä asiakassuhteen kannalta välttämättömiä henkilötietojasi. Tällaisia tietoja ovat mm. nimi ja yhteystietosi.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml. profilointi

Emme käytä tämän rekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon kuten profilointiin.

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin sinulta

• Keräämme tietoja asiakasyrityksen edustajalta
• Päivitämme osoite- ja nimenmuutostietoja, tarkistamme luottotietoja ja vastaanotamme potentiaalisten yritysasiakkaiden tietoja Suomen Asiakastieto Oy:ltä
• Voimme saada tietoja myös yhteistyökumppaniltamme, kuten tavarantoimittajilta tai Keskon tytäryhtiöiltä, osana asiakasyritykseen liittyvää yhteistyötä
• Jos toteutamme pakotetarkastuksen, saamme tarkastukseen liittyviä tietoja yritys- ja henkilötietopalveluita tarjoavilta yrityksiltä.

14. Tietosuojavastaava

Voit olla yhteydessä Keskon tietosuojavastaavaan, jos asiasi koskee henkilötietojen käsittelyä tai EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksiesi käyttämistä Keskon tai sen tytäryhtiöiden toiminnoissa.

Saat yhteyden Kesko Oyj:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse kespro.tietosuoja@kesko.fi. Mainitse viestissäsi mihin rekisteriin yhteydenottosi liittyy.